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CONTABILIDAD DE COSTES

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Algunas cuestiones conexas con el control de materiales

La función de aprovisionamiento

Agrupa el conjunto de actividades y responsabilidades encargadas del abastecimiento y control de los almacenes de materiales. Los presupuestos de aprovisionamiento, sea este un único centro de responsabilidad o varios (compras, inspección, almacén, etc.) comprenden el presupuesto de compras, de consumo de materiales y de costes indirectos de abastecimiento y control de materiales.

El presupuesto de compras puede definirse como el equivalente monetario de las unidades físicas recogidas en el programa de compras, cuya elaboración es también responsabilidad del centro aprovisionamiento ( o de Compras, en su caso). Para los responsables de fabricación, los precios de los materiales son variables no controlables. Todo lo contrario ocurre en el Centro de

Aprovisionamiento (o de compras), dado qué, como se acaba de señalar, su responsabilidad es el abastecimiento óptimo de materiales y la negociación de condiciones con los suministradores, de acuerdo con los objetivos previamente fijados.

Se trata, por tanto, de una de las funciones más importantes de la empresa, e incluso, en determinadas empresas, puede llegar a ser más importante que la propia función de ventas. La optimización de los precios de compra y del importe de los inventarios, dota a la empresa de ventajas competitivas importantes.

Las necesidades de materiales dependen de la oferta y de la demanda de los productos, y por ello, las modernas técnicas de gestión de materiales, prácticamente imposibles de concebir sin un substrato informático adecuado, se fundamentan en modelos matemáticos de demanda dependiente, diferenciándose unas de otras en el establecimiento de prioridades tácticas de ejecución para alcanzar los objetivos de minimización de costes y períodos de producción y de maximización de la calidad, la variedad de diseños y la capacidad de adaptación a las exigencias del mercado.

Un modelo de gestión de stocks útil, en el caso de un producto único sometido a demanda conocida y constante a lo largo del tiempo, es el de WILSON(formulado en 1.916). Se ha hecho clásico por su elementalidad y porque proporciona una visión de conjunto del problema. Se expone en el apartado siguiente.

Determinación de existencias óptimas: Volumen económico de pedido

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El volumen óptimo de pedido o lote económico de compra, es aquella cantidad que la empresa debe de pedir a sus proveedores, de forma que el coste de aprovisionamiento sea mínimo. La solución del problema se realiza mediante el citado modelo de Wilson, que se expone a continuación: (Seguimos en lo básico, a partir de este momento, el planteamiento que hacen los profesores Bueno Campos, Cruz Roche y Duran Herrera, en su obra Economia de la Empresa).

Para cada uno de los productos que la empresa almacena, habrá de conocer los siguientes elementos:

D = Demanda o consumo anual del producto

E = Coste de preparación del pedido realizado

A = Coste de almacenamiento de una unidad de producto comprado durante una unidad de tiempo.

i = Tipo de interés (coste de capital)

P = Precio del producto

Q = Volumen del pedido o cantidad a encargar de una vez

De acuerdo con la anterior notación, la función de costes total está compuesta por los siguientes elementos:

Coste de adquisición del producto:

D x P

Coste de reaprovisionamiento o renovación:

E x D

Q

Es decir, el coste de preparación de cada pedido, multiplicado por el número de abastecimientos en cada período de tiempo considerado.

Coste de almacenamiento:

A x Q

Dado que el promedio de existencias almacenadas es Q/2 (centro de gravedad o vencimiento medio) en cada período de aprovisionamiento, suponiendo un consumo continuo.

Otros factores podrían haberse considerado con independencia: coste de alquiler del almacén, entretenimiento del material, pérdidas por obsolescencia, primas de seguros, etc., pero pueden ser incluidos con facilidad en la formulación anterior.

La función de costes total será la suma de los componentes anteriores:

Ct = D x P + E x D + (A+P x i) xQ

Q 2

 

Económico

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Es decir, el volumen económico de pedido es directamente proporcional a la raiz cuadrada de las ventas anuales en unidades de producto y de los costes fijos de cada pedido, e inversamente proporcional a la raíz cuadrada de los gastos de almacén y financieros.

Sea una empresa que adquiere sus materias primas a un coste unitario de 25 € por Kg. La empresa necesita anualmente 140.000 Kgs. Por cada pedido realizado, la empresa estima en concepto de gastos administrativos, transportes y descarga un coste de 10.000 € y el tiempo promedio en recibir el pedido desde que se efectúa es de 15 dias. Asimismo, con los datos de la contabilidad se clacula que cada Kg. almacenado supone un coste anual de 2 €. Sabiendo que el coste de capital es del 12%, se desea conocer el volumen económico de pedido, cada cuanto tiempo se debe realizar un pedido y cual es el punto de pedido.

La función de costes totales de almacenamiento y adquisición es:

Ct = 140.000 x 25 + 10.000 x 140.000 + (2 + 25x 0,12 ) x Q

Q 2

De donde :

Q = 23.664 unidades

El tiempo que transcurre entre cada pedido será el número de dias de demanda que cubre la citada cantidad. Si suponemos que la empresa trabaja 300 dias laborables al año, el consumo diario será:

140.000 unidades demandadas en un año = 466,66 unidades diarias

300 dias de trabajo

300 dias de trabajo

y en consecuencia, el tiempo T que transcurre entre cada pedido:

Volumen económico del pedido 23664

—————————————- = ——— = 50,7 dias

Consumo diario 466,66

 

La empresa deberá encargar un nuevo pedido cuando queden existencias suficientes para 15 dias (plazo de entrega). La cantidad existente en almacén, o punto de pedido r será igual al plazo de entrega por el consumo diario:

r = 15x 466,66 = 7.000 unidades

 

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LA CONTABILIDAD DE COSTES: OBJETIVOS

Las transacciones económicas de las entidades, pueden ser de dos tipos:

a) – Externas

b) – Internas

 

A- Transacciones externas

Intercambios con el mundo exterior para disponer de los recursos que requiere la actividad económica de la empresa.

En cada transacción externa aparecen diferenciadas dos corrientes o flujos, una de tipo económico, que se corresponde con bienes, y otra de tipo financiero que se corresponde con los derechos de cobro y obligaciones de pago. Todo ello constituye el fundamento para el registro contable de tales transacciones por el método de Partida Doble, que ya hemos estudiado, en términos de

“inversión” y “financiación”.

Debe destacarse que el registro contable de las transacciones externas permite que las cuentas informen solo de las adquisiciones y enajenaciones de los bienes y servicios que constituyen la corriente real o económica, pero no permiten identificar y registrar las modificaciones sufridas por los bienes de la corriente real al producirse la actividad económica que realiza internamente la empresa.

Dado que la actividad económica implica además de los intercambios con el mundo exterior la transformación de los bienes económicos, será necesario registrar también estas modificaciones realizadas dentro de la empresa.

B-Transacciones internas

Definiremos como transacciones internas aquellos hechos o fenómenos que provocan la transformación de unos recursos en otros distintos, como consecuencia del proceso que constituye la actividad económica realizada por la empresa, es decir, sin que se produzcan intercambios con el mundo exterior.

Todo proceso supone la existencia de un conjunto de operaciones que permiten la transformación de unos factores en unos productos.

Los factores son todos los recursos económicos qué, adquiridos por la empresa, son utilizados en su actividad económica, sea ésta industrial, comercial o de servicios.

El proceso supone la realización de un plan operativo debidamente estructurado en un conjunto de funciones realizadas de forma coordinada, de acuerdo con una determinada tecnología y que suponen el consumo o sacrificio de factores y la obtención de los productops o servicios. Los productos (bienes materiales) y los servicios (bienes inmateriales) constituyen la salida (output) del proceso económico. Cuando dicho proceso se identifica con el proceso de transformación, dicha salida suele denominarse “producción”

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Los campos de la Contabilidad General y de la Contabilidad Analítica

EXT = Campo de las operaciones externas. (Contabilidad General)

INT = Campo de las operaciones internas (Contabilidad Analítica)

P = Proveedores

Cp = Compras

Cl = Clientes

V = Ventas

APM = Almacén de materias primas

T1 = Taller I de fabricación

APA = Almacén de productos acabados

Las lineas que traspasan los campos, señalan las operaciones que se contabilizan tanto en la Contabilidad General como en la Contabilidad Analítica.

C-Concepto económico de coste

Se entiende por coste la medida y valoración del consumo realizado o previsto por la aplicaciòn racional de los factores para la obtención de un producto, trabajo o servicio.

D-Sistema de Contabilidad de costes

Conjunto de procedimientos de cálculo y representación que siendo susceptibles de registro mediante la metodologia específica de la contabilidad, permiten elaborar la información requerida en cada caso sobre los objetivos de coste. Un “objetivo de coste” es todo aquello para lo que se requiere una medición independiente de su coste. Esto equivale a decir que si los usuarios de la información contable necesitan conocer el coste de “algo”, ese “algo”constituye un “objetivo de coste”.

E-Objetivos de la Contabilidad de costes

Los informes relativos a costes dependen de las necesidades informativas de la empresa y de las posibilidades que ofrezcan sus medios. Hay que tener en cuenta que este tipo de información suele resultar muy onerosa para la empresa, tanto por los recursos humanos, como por los materiales, que suele exigir. La Contabilidad de Costes pretende alcanzar los siguientes objetivos:

1 – Proporcionar la información necesaria para la planificación y el control de la actividad de la empresa. Es decir, trata de conocer el grado de consecución de los planes internos de la empresa (costes, productividad, eficacia, etc), para su comparación con los objetivos preestablecidos (cálculo de desviaciones).

2 – Proporcionar información complementaria para la elaboración de la Contabilidad Financiera. (existencias finales de los almacenes de primeras meterias, de semielaborados, de productos acabados, etc.)

3 – Proporcionar la información requerida para orientar el proceso de toma de decisiones de la empresa. Como consecuencia del cálculo de las desviaciones (apartado 1), se procede al análisis de las mismas y se adoptan las acciones correctoras pertinentes.

 

Contabilidad de costes 

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F- Otras denominaciones de la Contabilidad de costes

Existen una serie de denominaciones distintas a la de Contabilidad de Costes, para referirse a la rama de la contabilidad que estudia el registro de estas transacciones internas:

Contabilidad interna, cuyo objeto lo constituye el estudio de las transacciones internas, con el fin de establecer el sistema de cuentas que permita determinar las magnitudes relevantes, para cuantificar el resultado contable a través del seguimiento de las distintas fases del proceso económico relizado por la empresa, lo que posibilitará el correcto análisis e interpretación del resultado. La Contabilidad Interna debe de establecer, además, las reglas de coordinación con la contabilidad externa o financiera.

 

Contabilidad analítica, cuyo objeto es analizar la génesis del resultado contable estudiando el proceso de transformación de los factores en productos elaborados y enajenados por la empresa.

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